電子帳簿保存法の改正内容の解説【負担軽減】

令和3年度税制改正により電子帳簿保存制度の見直し等がされ、電子帳簿保存やスキャナ保存の要件が変わります。また、電子取引については一定の要件を満たした上でデータ保存が必要となります。ポイントを絞ってこれらについて解説致します。なお、施行日は令和4年1月1日となります。

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国税関係帳簿書類に係る改正

経理の電子化による生産性の向上やクラウド会計ソフト等の活用による記帳水準向上等に資するため電子帳簿等保存制度の見直しが行われました。

一定の要件を満たした場合は、国税関係帳簿書類につきデータ保存が可能となります。国税関係帳簿とは仕訳帳や総勘定元帳などをいい、国税関係書類とは貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類と、請求書や領収書などのその他の書類をいいます。

※下記において説明しますスキャナ保存とは異なり、原本は紙ではなく全て電子データを指します。なお、COMによる保存につきましては説明を省略させていただきます。

|国税関係帳簿の保存要件

国税関係帳簿の電子保存についてですが、改正後はこれまでどおりの要件を満たすことが必要となる優良な電子帳簿と、要件が緩和されたその他の電子帳簿(以下、一般電子帳簿とします)が設けられております。

優良電子帳簿と一般電子帳簿の違いですが、下記の a ~ e の要件を満たせば、優良電子帳簿となります。一方、一般電子帳簿は c・d・f の要件を満たす必要があります。

      1. 訂正・削除履歴の確保
      2. 帳簿間の相互関連性の確保
      3. システム開発関係書類等の備付け
      4. 見読可能装置の備付け
      5. 検索機能の確保
      6. 税務調査でダウンロードの求めに応じる

 

a は通常の処理期間後の入力を行った場合に事実内容の確認ができる電子計算機処理システムを使用することが求められます。

b は電磁的記録の記録事項と他の帳簿の記録事項との間で相互に関連性を確認できることが求められます。

c はシステム概要書や操作説明書などを備え付けていることが求められます。

a ~ c は真実性の確保要件とされております。

d はPCやプリンター等の説明書を備え付け、ディスプレイ画面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力ができるようにしておくことが求められます。

e は帳簿書類に応じた主要記録事項を検索条件として設定することができること、日付や金額の記録を範囲指定して条件設定ができること、二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定できることが求められます。

d ~ e は可視性の確保要件とされております。

f は国税庁職員等の質問検査権に基づく国税関係帳簿書類に係る電磁的記録のダウンロードの求めがある場合にこれに応じることが求められます。

f は今回の改正による追加要件です。

すなわち、一般電子帳簿を採用しようとする事業者の立場からみますと、帳簿の訂正・削除履歴の確保、相互関連性の確保、検索機能の確保の要件は廃止となり、関係書類等の備付け、見読可能性の確保、帳簿書類データのダウンロードに応じる要件を満たせばよいこととなります。

但し、帳簿は正規の簿記の原則に従って記録されるものに限ります。また、一貫してコンピューターを使用して作成された帳簿のみが対象となり、それ以外のものにつきましては電子帳簿保存の適用はありません。

|国税関係書類の保存要件

国税関係書類につきましても電子保存が認められるのは、自己が一貫して電子計算機を使用して作成されたもののみとなります。保存要件ですが、上記の一般電子帳簿の場合における保存要件(c・d・f)となります。

紙により自社が発行したあるいは他から交付を受けた請求書や領収書などにつき電子保存を行う場合は、下記のスキャナ保存制度の要件を満たす必要があります。

 

|事前承認申請制度の廃止

これまでは3ヶ月以上前に国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書を税務署に提出をする必要がありましたが、改正後は当該申請が不要となりました。但し、優良電子帳簿を採用する場合は、従来通り事前承認申請が必要となります。

|青色申告特別控除

個人事業主が電子帳簿保存要件にて、所得税の青色申告特別控除65万円の適用を受けるには、仕訳帳及び総勘定元帳を優良電子帳簿により作成・保存する必要があります。一般電子帳簿の場合で65万円控除を受けるは、e-taxによる電子申告を行う必要があります。

 

スキャナ保存制度

ペーパーレス化の促進の観点から、紙の領収書等の原本に代えてスキャナ画像による保存要件が緩和されます。要件さえ満たせばスキャナーだけでなくスマホによる画像での保存も認められます。

スキャナ保存制度の対象となる書類は、契約書、領収書、請求書、注文書などといった国税関係書類です。決算書や棚卸表は対象外です。

|改正の内容

改正後は税務署への事前承認申請が不要となり、また、厳しかった内部統制要件の見直しが行われております。一方、従来の要件から変わらない項目もあります。

それぞれの要件につき、下記の表に概要をまとめてみましたのでご参照ください。

要件  改正後 改正前
 事前承認申請 不要 開始日の3ヶ月前までに税務署への申請が必要
 適正事務処理(※1) 不要 他者による内容確認等
 タイムスタンプ付与(※2) 最長で約2ヶ月以内 3日以内
 検索機能の確保※3) 取引年月日、取引金額、取引先に限定 左記の他、項目の範囲指定や組合せによる設定
 入力期間の制限 書類受領後又は通常期間経過後速やかに入力 同左
 一定の解像度・カラー画像による読取り 解像度200dpi以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上であること 同左
 読取り情報の保存 解像度や階調等の情報の保存 同左
 ヴァージョン管理 訂正・削除の事実及び内容の確認ができるシステムの利用 同左
 入力者等情報の確認 入力者又はその監督者の情報の確認 同左
 相互関連性の確保 電子データと帳簿の関連性の確認 同左
 見読可能装置の備付け 一定のカラーディスプレイ・カラープリンタ・操作説明書の備付け 同左
 システム開発書類等 システムの概要を記載した書類等の備付け 同左

※1.相互牽制、定期検査、再発防止の社内規程整備をいいます。

※2 領収書への自署は不要となります。また訂正・削除履歴の残るクラウド等に2ヶ月以内に保存する場合はタイムスタンプも不要となります。

※3 国税庁職員等の質問審査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合は、範囲指定及び項目を組合せて設定できる検索機能は不要になります。


スキャナ保存が認められる書類は、重要書類一般書類に分類されます。重要書類には契約書、請求書、領収書などがあり、一般書類には注文書や見積書などがあります。

一部の要件は重要書類と一般書類で異なります。一般書類の場合は適時での入力やグレースケールでの読取りが認められ、また大きさ情報の保存が不要となります。

|紙原本の破棄

従来、原本とデータの突合作業が必須とされ、定期検査を実施した後でなければ紙による原本の廃棄が不可でしたが、改正後は、タイムスタンプを付与した後に破棄が可能となります。

なお、これまでは領収書に受領者の自署が必要でしたが、改正後は自署が不要となっております。

|経過措置

既に税務署へ届出をしており、改正前の要件にてスキャナ保存を行っている場合で、改正前の国税関係書類につき、施行日以後に、改正後の緩和された要件によるスキャナ保存に切り替えたいときは、原則、承認の取りやめの届出書を税務署へ提出する必要があります。

但し、税制改正後の要件でスキャナ保存を開始した日について管理・記録し、税務調査があった場合にその内容を回答できるようにしている場合は、取りやめの届出署を提出しなくてもよいものとされます。

 

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電子取引のデータ保存義務

所得税及び法人税の保存義務者は電子取引を行った場合、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければなりません。出力書面等により保存する代替処置は認められず、電子取引データの保存が義務化されます。

|用語の定義

改正の内容について説明する前に、まずは用語の定義を押さえておきたいと思います。

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方法により行う取引をいいます。具体的には電子メールによる取引情報を授受する取引、インターネット取引、EDI取引などがあります。

取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。

具体的にはインターネットからダウンロードした請求書等のデータ利用や、クレジットカード利用明細データを活用したクラウドサービスの利用などが挙げられます。

|電子取引の改正事項

検索要件の簡素化が行われ、改正後は日付・金額・取引先に限定されることとなりました。また、保存義務者の前々年又は前々事業年度における売上高1千万円以下であり、かつ国税庁職員等の質問検査権に基づく国税関係帳簿書類に係る電磁的記録のダウンロードの求めに応じることできる場合には、すべての検索要件が不要となります。

タイムスタンプ要件ですが、上記のスキャナ保存制度の改正後の内容と同様となります。

なお、電子取引のデータ保存につきましては税務署の承認制度はありません。

|電子取引の保存要件

電子取引の保存要件ですが、下記の真実性の要件のいずれかの措置を行い、かつ可視性の要件全てを満たす必要があります。

【真実性の要件】

      • タイムスタンプが付された後の取引情報を受領
      • 取引情報受領後、遅滞なくタイムスタンプを付す※
      • 訂正削除履歴の残る、あるいは訂正削除ができないシステムを利用
      • 訂正削除の防止に関する規程の作成及び運用

※保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにします。

【可視性の要件】

      • 電子計算機等及びそのマニュアルを備付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力ができる
      • 電子計算機処理システムの概要書の備付け
      • 検索機能の確保※

※国税関係帳簿における内容と同様ですが、ダウンロードの求めに応じられる場合は取引年月日・取引金額・取引先による検索のみでよく、かつ売上高1千万以下の事業者は不要となりです

 

電子データの保存要件を満たしていない場合は、青色申告の承認の取り消しの可能性もある為、留意が必要です。

令和4年1月1日以後に行う申告所得税及び法人税に係る電子取引は、書類保存が不可となります。電子取引で受け取ったものを紙に印刷しスキャナ保存することは認められません。

 

その他の改正事項

最後に制度の普及促進のために設けられた軽減措置と、電子データ改ざん等の不正行為を抑止するための担保措置をご紹介します。

|インセンティブ

優良電子帳簿に限りますが、過少申告加算税の軽減措置が設けられております。

届出書を提出している保存義務者の国税関係帳簿の記録事項に関し、所得税、法人税、消費税に係る修正申告又は更生があった場合の過少申告加算税(通常10%)については、5%が軽減されます。

但し、仮装隠蔽の事実がある場合は当該軽減措置の適用はありません。

|ペナルティ

要件緩和の事項に注目が集まりがちですが、罰則規定が創設されたことも重要な改正事項です。

スキャナ保存により電子化されたデータに記録された事項又は電子取引の取引情報の電磁的記録の記録事項について、仮想隠蔽の事実による修正申告等があった場合の重加算税は、通常の重加算税(35%)の額に申告漏れに係る本税の10%相当額が加算(計45%)されます。

 

まとめ(Conclusion)

今回の改正により、事業者における電子帳簿保存への移行のハードルは下がったとみることができます。但し、実際の導入に当たっては専門家に相談したり、国税庁ホームページのQ&A等にて詳細をよく確認しておくことをお勧めいたします。

It seems that these amendments allow companies and business owners to introduce the system of preservation of electronic book easier than before. But we recommend that you had better consult with an expert and confirm details of the rules at National Tax Agency’s web site before implementing that.

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